Naast het vergroten van de reizigersbetrokkenheid, zorgen deze low-risk-strategieën, dankzij het gebruik van relevante data, ook voor een beter leveranciersbeheer.

"Nog te weinig van onze klanten gebruiken deze nieuwe, succesvolle tactieken die een duidelijke meerwaarde betekenen voor zakenreisbeheer,” zegt April Bridgeman, Managing Director, Advito. “De vraag en het reizigersgedrag actief beïnvloeden, zijn goede manieren om die toegevoegde waarde te creëren. Onderzoek eerst waarom medewerkers een zakenreis aanvragen en of hun drijfveren relevant zijn. De meeste bedrijven besteden 30 procent tot 70 procent van al hun reiskosten aan interne meetings. Misschien wordt het tijd om dat gedrag te veranderen? Dat kan bijvoorbeeld door medewerkers alternatieven zoals videoconferencing en virtuele meetings aan te reiken."

Bedrijven moeten begrijpen waarom er in hun organisatie gereisd wordt. De reden waarom medewerkers op zakenreis gaan, is vaak onduidelijk of slecht onderbouwd. LinkedIn, klant van Advito en BCD Travel, deed een intern onderzoek om de reisbehoefte van hun medewerkers in kaart te brengen. Op basis van de onderzoeksresultaten, kon het Travel & Event-team de medewerkers onderverdelen in verschillende soorten reizigers. Deze onderverdeling zorgt ervoor dat het LinkedIn-team (en hun leveranciers) hun reizigers beter begrijpen en duidelijker zicht krijgen op de voor- en nadelen van hun reisprogramma

Vijf manieren om te besparen
Er zijn vijf manieren om besparingen te realiseren, zonder de reizigerstevredenheid en naleving van het reisbeleid negatief te beïnvloeden:

1. Bedrijven besparen tussen de 2 en 4 procent op hun hotelkosten door extra content online beschikbaar te maken. 
Hierdoor krijgen reizigers een grotere keuze, bovenop de corporate prijsafspraken en accommodaties in het GDS (Global Distribution System).

2. Volgens Advito kunnen interne reizen met 10 procent verminderd worden door het reisgedrag te beïnvloeden. 
Dankzij digitale samenwerkingstools kunnen fysieke vergaderingen bijvoorbeeld vervangen worden door virtuele meetings.

3. Prijsgarantiestrategieën kunnen 1 tot 2 procent extra besparing op vliegtickets en hotelboekingen opbrengen.

4. Dynamic Performance Management maakt programmaverbeteringen mogelijk door de uitgaven actief te monitoren. 
Dit gebeurt in real time, buiten het standaard inkoopproces. Een dynamisch beleid maakt snelle beleidsaanpassingen mogelijk.

5. Incentives en beloningen motiveren reizigers die slimme uitgavebeslissingen nemen. 
Hoewel een reizigersincentive niet voor elk bedrijf werkt, is wel bewezen dat het de netto kosten geleidelijk met 8 tot 12 procent kan verlagen.

Deze besparingsmethoden zorgen daarnaast voor het behalen van duurzaamheidsdoelstellingen door minder CO2-uitstoot, een betere personeelswerving en -behoud, en een positief effect op de werk-privébalans.