Kyra van Egmond is acht jaar travelmanager, de laatste anderhalf jaar bij Shell. Ze heeft de Hogere Hotelschool in Maastricht gedaan en is daarna in de hotellerie gaan werken. “Ik kreeg contact met travelmanagers en die andere kant vond ik reuze interessant. Via American Express Global Business Travel kwam ik in de consultancy terecht, onder andere bij Rabobank en Microsoft. Vervolgens ben ik definitief overgestapt naar travelmanagement. Bij Shell werk ik als Travel Manager EMEA binnen het Corporate Travel Global Operations Team.”

Hoe zijn de reacties op je trofee?
“Heel leuk. Ik heb veel verzoeken gekregen om te connecten. Er blijkt genoeg belangstelling voor mijn vak. Het is ook een bevestiging voor mezelf dat ik mijn werk goed doe en een erkenning van wat ik heb kunnen bijdragen. De nominatie vond ik al een eer. Dat je dan wint, is een mooie ervaring. Het heeft mijn zichtbaarheid in de zakenreiswereld aanzienlijk verhoogd.”

Wat vind je het leukste aan je vak?
“Dat geen dag hetzelfde is. De afwisseling, het dynamische, de complexiteit vind ik het allermooiste. Data begrijpen en omzetten in heldere taal, de communicatie, de vangnetfunctie, de contacten met suppliers en onze travelagent FCM, het is voor mij allemaal evenzeer de moeite waard.”

Volgens Van Egmond staat de beschikbaarheid van actuele data aan de basis van haar werkzaamheden. “Daar kan ik dan persoonlijk naar handelen. Ik heb wel geleerd dat je hoe dan ook beslissingen moet durven nemen, ook al zijn de data niet altijd volledig. Beter om een klein beetje aanvaardbaar risico te nemen dan niks doen. Dat hoort er gewoon bij als je professional bent.”

Wat zijn de grootste uitdagingen in 2025?
Van Egmond hoeft geen moment na te denken. “Dat is ongetwijfeld de veiligheid voor onze reizende medewerkers en de zorgplicht die we als groot internationaal bedrijf hebben. In deze tijd van geopolitieke spanningen en onrust in de wereld moeten we alle zeilen bijzetten om verantwoord om te gaan met zakenreizen.”

Shell moet volgens haar voortdurend beoordelen of reizen naar bepaalde bestemmingen wel of niet kan. “Dat doen we niet alleen. We werken nauw samen met onze corporate securityafdeling en met externe experts. Per land en regio worden doorlopend risicoanalyses gemaakt. Dat kan gaan over algemene veiligheid, maar ook gezondheid en bijvoorbeeld road safety. We hebben daarover uiteraard ook contact met FCM. Bij een verhoogd risico moeten onze zakenreizigers extra goedkeuring verkrijgen, voorafgaand aan het boeken.”

Maar dan moet je wel goed zicht hebben op het reisgedrag
“Zeker. We willen alles zoveel mogelijk in eigen hand houden, dus ook boeken binnen het afgesproken corporate reisprogramma. Veel suppliers proberen echter reizigers met discounts te lokken of additionele services aan te bieden. De industrie heeft daar nog niet voldoende grip op. Dat probeer ik te veranderen om de risico’s tot een minimum te reduceren.”

Het gaat volgens Van Egmond overigens niet alleen om dreiging van oorlog en terreur. “Nee, we moeten ook rekening houden met extreme weersomstandigheden en bijvoorbeeld het kiezen van veilige airlines in alle uithoeken van de wereld.”

Waar ben je persoonlijk trots op?
“Op mijn inzet om zakenreizen inclusiever te maken. Dat geldt niet alleen voor mensen met een zichtbare of onzichtbare beperking, maar voor alle reizigers met diverse behoeften, zoals vrouwen die alleen reizen. In de supplierhoek is er nog altijd te weinig aandacht voor, ofschoon er ook goede voorbeelden zijn te noemen. Ik wil dat iedereen gehoord en gezien wordt. En dat al onze mensen zich senang kunnen voelen als ze op reis gaan. Veilig ja, maar ook comfortabel en op je gemak.”

Samen met FCM Travel is een ‘Travel Accessibility Desk’ opgetuigd die in 35 landen live is. “Er moet meer oog komen voor inclusiviteit in business travel, dat is mijn persoonlijke visie. Het gaat om de individuele wensen van reizigers. Op intranet hebben we ook een selfservicekanaal geopend waar diensten in vervoer en verblijf vergeleken kunnen worden, bijvoorbeeld voor rolstoelers. Robuuste informatievoorziening is nodig.”

En hoe staat het bij Shell met de duurzaamheid?
“Sustainability is bij ons een van de speerpunten in het reisbeleid. We kijken constant naar hoe het beter en duurzamer kan. Waar mogelijk zetten we de trein in, al zijn er genoeg technische uitdagingen om dit binnen het zakelijke reisprogramma zowel online als offline boekbaar te maken. Niet eenvoudig.”

Ze ziet de toekomst rooskleurig in. “Meer inclusiviteit, duurzamer en veiliger reizen, dat zie ik als mijn kerntaak. En ook meer technologie, zoals het gebruik van AI, waar we druk mee bezig zijn, al staat dat nog een beetje in de kinderschoenen. Waar het efficiënter en gerichter kan, zullen we het niet nalaten. Processen verbeteren is een belangrijk doel binnen Shell. In ons geval natuurlijk met een hogere klanttevredenheid en betere reiservaring als afgeleiden, met name voor complexere reisschema’s.”

Dat daarbij altijd aan kostenbeheersing moet worden gedaan, spreekt volgens haar voor zich. “Dat blijft toch één van de prioriteiten van elke travelmanager.”

Dit artikel verscheen in de januari-editie van Luchtvaartnieuws Magazine.