Stichting Vluchteling - niet te verwarren met VluchtelingenWerk Nederland, voor vluchtelingen en asielzoekers in Nederland zelf - is gevestigd in een multifunctioneel pand aan de Laan van NOI in Den Haag. Ursula Jansen ontvangt in de werkkamer van de directeur. In belendende ruimtes werken haar collega’s aan diverse missies ter wereld. Verscheidene kantoorstoelen zijn leeg; medewerkers die zijn uitgevlogen om hulp te verlenen. “Deze week alleen al zijn er negen mensen van ons afgereisd”, zegt Jansen.

Kunt u omschrijven wat uw werk behelst?
“Ik ben directiesecretaresse en regel de meeste praktische zaken voor Tineke (Tineke Ceelen, de directeur, red.) en de rest van het managementteam. Zo boek ik alle vliegreizen voor onze mensen. De boekingen lopen via onze partner HumanitAir, een reisorganisatie die gespecialiseerd is in de logistiek voor hulpverleners.”

Hoe lang werkt u hier?
“Ik zit hier nu twee jaar en werkte hiervoor bij  Shell. Het was voor mij een schok om te ervaren wat er allemaal gebeurt in de wereld en hoeveel ellende er is. Je beseft het pas als je er met je neus bovenop wordt gedrukt.”

Welke mensen van uw stichting reizen er?
“Het gaat om een twintigtal medewerkers, zowel het vaste personeel als consulenten. We komen uitsluitend in landen waar problemen bestaan met vluchtelingen. Ik regel meestal niet de hele reis, maar alleen het eerste gedeelte. Na aankomst in het land van bestemming, zoals Mali of Afghanistan, wordt het binnenlandse traject overgenomen door UNHAS, de United Nations Humanitarian Air Service of een van onze partners ter plaatse. Dit zijn beveiligde vluchten. In bijna alle gevallen zorgen zij ook voor de accommodatie.”

In welke landen bent u het meest actief?
“Oekraïne, Turkije, Syrië, Soedan, Afghanistan en Congo zijn momenteel de landen waar we het meest hulp bieden. In totaal zijn we in 32 landen actief en hielpen we vorig jaar 1,3 miljoen mensen in nood. Het grootste deel van het werk doen we niet zelf. In Turkije, Syrië en Oekraïne hebben we wel teams, elders gaat het via partners en dan hoeven we er niet per se naar af te reizen.”

Hoeveel reizen maakt de staf van Stichting Vluchteling?
“Deze week alleen al zijn er negen mensen afgereisd naar verscheidene landen. In 2023 telden we bij de stichting ongeveer 460 dagen dat mensen op pad waren. Sommige medewerkers blijven maar drie tot vier dagen, anderen drie weken. Ze wisselen elkaar ook af.”

Hoe regelt u een reis?
“Als ik iemand op reis wil sturen, zet ik het uit via de mail naar HumanitAir en zij komen dan heel snel met een overzicht, waarin de opties staan: welke maatschappijen, de reisschema’s en de tarieven waar ik in samenspraak met de medewerkers uit kan kiezen. Daarna regelt HumanitAir het voor ons. We krijgen van hen het speciale NGO-tarief, met kortingen bij airlines. Soms is dat tarief niet meer beschikbaar, want als er ergens ter wereld een ramp is, gaan alle hulporganisaties erheen en kunnen de goedkopere tickets niet meer beschikbaar zijn. Wij proberen daarom altijd zo snel mogelijk te reageren.”

Wat is het werk van de medewerkers ter plekke?
“Ze controleren of de gelden die zijn overgemaakt naar de lokale partners volgens de gangbare normen worden besteed. Daarna kijken ze of er nog andere behoeftes zijn. Al onze mensen hebben een eigen regio in hun portefeuille. Op het moment dat we nodig zijn op verschillende locaties ter wereld waar wij actief zijn, maken we een afweging op basis van noden, financiën en beschikbaarheid. In Oekraïne bijvoorbeeld was er in eerste instantie heel veel behoefte aan medicijnen, tenten en onderdak. Wij zorgen er dan voor dat het op gang komt.”

Heeft u een van 9-tot-5-baan?
“Bepaald niet. Als de collega’s me nodig hebben, ben ik altijd bereikbaar, ook al is het midden in de nacht. Laatst moest ik een reis regelen voor onze mensen naar Nagorno-Karabach. Een van hen kwam midden in de nacht aan en belde me. Dan is het mijn taak om stante pede een erkende taxichauffeur en een hotel te regelen, het liefst dicht bij het vliegveld.”

In welke klasse reizen uw medewerkers?
“We vliegen vrijwel altijd Economy. We proberen onze kosten zo laag mogelijk te houden. Iedere cent is er één, want we bestaan mede door donaties en die kunnen komen van het buurvrouwtje hier om de hoek met haar AOW'tje. We moeten onze uitgaven uiteindelijk verantwoorden naar onze donateurs. Dat doen we via nieuwsbrieven, onze website, het jaarverslag en sociale media. Zo maken we iedere euro die binnenkomt zichtbaar.”

Zijn er ook grote donateurs?
“Ja, we ontvangen al jaren geld van de Postcodeloterij (2,7 miljoen euro op jaarbasis, red.). Verder hebben we een grote groep donateurs, een trouwe achterban, onder wie ook mensen die grote bedragen geven. We hebben net onze eindejaarscampagne achter de rug en die was zeer geslaagd.”

En de overheid?
“We ontvangen geen vaste subsidie, maar zitten wel in de Dutch Relief Alliance, een coalitie van veertien organisaties en daar stopt de overheid geld in. Op het moment dat er ergens ter wereld een grote ramp plaatsvindt, kijkt de DRA of we er vanuit Nederland heen moeten. Als het antwoord ja is, wordt er gekeken wie de meest geschikte organisatie is om het uit te voeren en in dat geval komt er wel subsidie aan te pas, zoals bij de overstromingen in Libië, vorig jaar, waar wij heen zijn gegaan.”

Hoe werkt de DRA?
“Het is een soort van concurrentie, het geld kan slechts één keer worden uitgegeven en de beste voorstellen winnen. De leden steunen elkaar wel. Binnen de DRA zijn wij de enige organisatie die specifiek is gericht op hulp aan vluchtelingen in het buitenland.”

Hoe zorgt u ervoor dat de eigen mensen veilig zijn?
“De partners ter plaatse zorgen altijd voor de veiligheid van onze medewerkers en daar vertrouwen we op. Als er een probleem is op dit gebied, horen we dat van tevoren en zij brengen dan advies uit. Onze mensen moeten ook een TOR invullen (Terms of Reference, red.), een verklaring waarin alles over henzelf staat. Onze veiligheidscoördinator kijkt daarna of alles klopt. Verder moet ons reizend personeel een verplichte veiligheidscursus volgen bij een externe partij, een zogeheten Heat-training (Hostile Environment Awareness Training). Daar leren ze wat ze moeten doen in een noodsituatie, wat te doen als ze gegijzeld zouden worden, et cetera.”

Zijn jullie mensen verzekerd?
“Jazeker, en dat is ieder jaar weer een dingetje om goed rond te krijgen, want verzekeringsmaatschappijen stellen steeds hogere eisen en tarieven. Het kost heel veel geld, maar je kunt mensen niet onverzekerd op pad sturen.”

Zijn er wel eens medewerkers bij incidenten betrokken geweest?
“Daar doen we geen uitspraak over, want dat is privacygevoelig. Ik kan wel zeggen dat iedereen van ons altijd veilig thuis is gekomen.”

Wordt u nooit moe van alle ellende?
“Ik word er zelf niet mee geconfronteerd, want ik reis niet, al zou ik dat wel willen. Op zich zou ik wel eens willen zien wat er ter plaatse allemaal gebeurt, maar dat hoort niet bij mijn functie. Het is ook niet nodig en zou extra geld kosten. Het geld hoort niet naar mij, maar naar mensen op de vlucht te gaan. Ik bied wel eens mijn schouder aan voor collega’s die terugkomen en steun nodig hebben.”

Hoe maakt u een keus tijdens conflicten tussen de verschillende partijen?
“Onze stichting werkt volgens humanitaire principes en een daarvan is neutraliteit. We zijn er voor de vluchteling, te allen tijde. Het maakt ons niet uit bij welke partij of groepering ze horen.”

Dit artikel verscheen in Luchtvaartnieuws Magazine. Altijd op de hoogte van het laatste nieuws uit de luchtvaart- en zakenreiswereld? Neem dan nu een abonnement.